Regras de arquivo das faturas

O Decreto-Lei nº 28/2019, de 15 de fevereiro regulamenta as obrigações relativas ao processamento de faturas e de documentos fiscalmente relevantes, e ainda das obrigações de conservação dos livros de registo e respetivos documentos suporte, que recaem sobre os sujeitos passivos de IVA, IRC e IRS, e, introduz alterações nos respetivos códigos.

Fatura, tal como definido no art.º 2 do diploma é o documento em papel ou em formato eletrónico que contenha todos os elementos referidos nos art.º 36 ou 40 do código do IVA, incluindo faturas, faturas-recibo ou documento retificativo de fatura.

No mesmo diploma, nos termos do art.º 19, os sujeitos passivos são obrigados a arquivar e conservar as faturas emitidas e recebidas, registos e respetivos documentos de suporte; documentação relativa à análise e execução dos tratamentos informáticos, cópias de segurança dos dados de suporte aos programas de faturação e contabilidade. Estes devem ser armazenados em locais distintos e em condições de conservação e segurança necessárias a garantir que nada se perca.

Todos estes documentos de suporte incluindo os informáticos devem, regra geral, ser arquivados pelo período de 10 anos, ou até ao termo do prazo de caducidade dos impostos correspondentes ou outros prazos que resultem de disposição geral.

Os sujeitos passivos com sede e estabelecimento estável ou domicílio em território nacional devem manter o arquivo: em papel – em estabelecimento ou instalação em território nacional; o arquivo em suporte eletrónico, incluindo o arquivamento das cópias de segurança da informação processada pode localizar-se em qualquer estado membro ou com autorização prévia em países fora da EU.

Deve ainda ser indicado na declaração de início/alteração de atividade o estabelecimento em que seja em que seja feita a centralização do arquivo. A localização do arquivo em suporte eletrónico se for na cloud devem identificar ainda qual a empresa responsável.

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